Saiba como fazer uma boa gestão financeira para pequenas empresas

A gestão financeira é fundamental para o crescimento da empresa. Se pensarmos, principalmente, em pequenos negócios, vemos que essa disciplina é algo que, infelizmente, pode ser o motivo de tantas organizações fechando as portas.

É preciso que micros e pequenos empreendedores saibam lidar com as finanças do negócio e geri-las de forma profissional e estratégica. Assim, aumentam as chances de conquistar resultados mais expressivos e melhorar a competitividade de mercado.

Dito isso, criamos um verdadeiro guia de gestão financeira para pequenas empresas. Aqui, falaremos sobre estoque, fluxo de caixa, capital de giro e outros detalhes fundamentais para o crescimento saudável e sustentável da empresa. Vamos lá?

Qual a importância da gestão financeira para pequenas empresas?

A gestão financeira é a base do crescimento saudável e próspero de um negócio. Independentemente se estamos pensando em microempresas ou empresas de pequeno, médio ou grande porte, dos mais diversos mercados, é preciso que todo o controle e planejamento financeiro sejam pensados estrategicamente.

Dessa forma, os empresários conseguem realizar novos investimentos, fortalecer os setores, reorganizar a instituição, reduzir gastos desnecessários, otimizar e adequar corretamente os recursos, e muito mais. Infelizmente, não é raro encontrarmos empresas que têm a estrutura financeira desorganizada. Isso é comum em diversos portes, mas os pequenos empresários acabam sendo os que mais falham nesse quesito.

Por mais que a sua empresa tenha um bom potencial de vendas e clientes fiéis, se não houver controle e gestão financeira eficientes, é muito difícil que o crescimento seja sustentável e duradouro. Muitos negócios fecham as portas porque declararam falência, mas isso não significa que não existiam vendas: apenas que os custos e a organização financeira estavam comprometidos.

É preciso, também, avaliar o contexto do mercado e a economia do país. Esses aspectos influenciam diretamente os resultados da empresa. Um bom empreendedor precisa estar preparado para trabalhar com uma base financeira muito bem estruturada e organizada, para que as empresas consigam passar por possíveis crises e dificuldades econômicas de forma menos turbulenta.

Para isso, é preciso investir em estratégias diferentes e eficientes de gestão e organização. Isso permite que sejam criadas, também, medidas preventivas para conseguir passar por todas essas possíveis complicações sem problemas.

Por que você deve entender o fluxo de caixa?

Entender o fluxo de caixa vai ajudar a ter maior controle de todas as movimentações financeiras da sua empresa, contemplando a entrada e a saída de capital. Essa gestão precisa ser feita de forma periódica, de acordo com o modelo de negócio e as demandas da empresa.

Existem empresários que fazem a gestão de caixa diariamente. Outros, optam por fazer semanalmente. Em casos de demanda menor, pode ser feita até quinzenalmente ou mensalmente. O importante é ter a recorrência do controle do fluxo de caixa para identificar as movimentações e conseguir entender como são as sazonalidades do seu negócio.

Quando entendemos essas movimentações e a sazonalidade, é possível ter um plano de prevenção. Por exemplo, se você percebeu que em abril as suas vendas são muito baixas e acabam prejudicando o controle financeiro daquele mês e do mês seguinte, você precisa se preparar e se planejar para passar por esse momento de menos vendas.

O controle do fluxo de caixa também permitirá que você tenha uma visão mais transparente do que precisa ser pago e o que precisa ser recebido, considerando sempre todas as despesas do mês e todas as contas a pagar, incluindo os tributos.

Como fazer a projeção de caixa?

A projeção de caixa é fundamental para que você consiga ter algumas estimativas. Ela é, comumente, feita por meio do orçamento empresarial, uma ferramenta que vai ajudar a enxergar as previsões de receitas da empresa, custos, despesas do negócio e possíveis investimentos, com prazo de pelo menos um ano à frente.

Essa projeção de caixa é feita, também, com base na avaliação do histórico da empresa. Dessa forma, você prevê quais são as sazonalidades e períodos em que existe um menor e um maior volume de compra, e já se prepara para cada um deles.

Antes de você fazer a projeção de caixa, você precisa conhecer e entender os prazos médios de pagamento e os de recebimento do seu negócio.

Prazos médios de pagamento

Os prazos médios de pagamento avaliam o tempo entre a data da compra e aquela em que você precisa pagar o fornecedor. Se você tem um parceiro que paga em duas vezes, seu prazo médio de pagamento nesse contexto seria 50% do valor da compra à vista e a outra metade em 30 dias, por exemplo.

Prazos médios de recebimento

Já nos prazos médios de recebimento, avaliamos o tempo entre a venda e o recebimento por parte do cliente. Isso significa que, se a sua empresa faz uma venda parcelada em três vezes sem entrada, por exemplo, o seu prazo de recebimento vai ser definido por 33% em 30 dias, outros 33% em 60 dias e o restante, 34%, em 90 dias.

Com a aplicação desses prazos médios, junto a todas as informações adquiridas pelo orçamento da empresa, você terá realizado a projeção do fluxo de caixa.

Como se controla o fluxo de caixa?

Para controlar o fluxo de caixa, é preciso ter cuidado com alguns detalhes.

Registre e categorize as movimentações financeiras da empresa

É importante que você avalie cada uma das movimentações e veja o que precisa ser otimizado, onde estão os maiores investimentos e quais gastos precisam ser cortados. Para ter mais clareza, é importante definir um sistema de categorização que permita identificar de onde estão vindo os principais ganhos e gastos da empresa, para que você saiba exatamente qual a fonte dos recursos e rendimentos do seu negócio.

Verifique o fluxo de caixa

Ter uma rotina de verificação do fluxo de caixa é fundamental para que você não tenha surpresas ao fim do mês. Esse hábito vai permitir que você se planeje e consiga prever quais são os momentos do ano e possíveis situações complicadas a serem enfrentadas, criando um plano de prevenção e contingência, antes mesmo que o problema realmente aconteça.

Faça a gestão de estoque

A gestão de estoque é fundamental, mas, infelizmente, poucos empresários prestam atenção a esse detalhe. Um estoque parado nada mais é do que um capital que está sem render juros ou gerar renda. Isso significa que o dinheiro está parado e a empresa não está lucrando com aquilo.

O problema disso? O dinheiro que foi investindo em um estoque que não está dando lucros para a sua empresa poderia ter sido utilizado em investimentos mais significativos para o seu negócio, fazendo com que você perca grandes oportunidades no mercado.

É importante que você responda a perguntas como: “quanto seu estoque vale hoje?” e “qual é o mínimo e o máximo de estoque dentro da sua empresa?”. Esses questionamentos vão ajudar a entender se você está com o controle de estoque eficiente e o que precisa ser feito para melhorar.

Vale lembrar que a gestão de estoque também deve considerar possíveis sazonalidades: em épocas em que o número de vendas é menor, é necessário ter um estoque mais enxuto. Já naqueles períodos em que a demanda de venda é maior, é necessário ter um estoque capaz de atender a essas pessoas.

Faça planejamentos de curto e longo prazo

Ter um fluxo de caixa permitirá que você faça uma projeção média de rendimentos para todo o ano. Quando você tem uma noção de como são os possíveis cenários ao longo do período, é possível manter as finanças preparadas para enfrentar as adversidades.

No fim do mês, é possível comparar o que foi planejado com o que foi realizado, identificando, também, possíveis despesas que não estavam dentro do planejamento.

Avalie o capital de giro da empresa

O capital de giro da sua empresa também precisa ser avaliado. Será que você está tendo o retorno desejado com a venda dos produtos e serviços do seu negócio? Em alguns casos, pode ser interessante renegociar contratos com alguns clientes e até aumentar o preço dos serviços e produtos que estão sendo comercializados.

A avaliação do fluxo de caixa vai ajudar a entender se o seu negócio está realmente caminhando conforme planejado. Por outro lado, poderá avaliar se alguns ajustes precisam ser feitos para que você consiga obter o retorno esperado.

Como controlar e analisar estoque?

Ter um controle bem feito do giro de estoque é parte importantíssima da gestão financeira do seu negócio. Isso porque ter um estoque cheio de produtos não comercializados é, na verdade, ter dinheiro e potencial de lucro parados na estante.

Além disso, estoque cheio pode significar falta de liquidez na empresa: se você não está vendendo bem, e o estoque permanece parado, como conseguirá manter as responsabilidades financeiras do seu negócio?

O estoque precisa ser equilibrado: ter a quantidade de produtos ideal para conseguir atender às demandas dos clientes, considerando as sazonalidades da sua empresa, com um cálculo estimado para ter segurança até que novas mercadorias cheguem quando necessário.

Com um controle de estoque inteligente, você conseguirá saber exatamente a quantidade de novos produtos que precisam ser reabastecidos, considerando todas as particularidades da sua empresa.

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Se o seu negócio comercializa mais de um produto, é preciso ter o cuidado de fazer análises separadas de cada um deles. Isso garante que você entenda, exatamente, quais são as particularidades deles e como se preparar para os mais diferentes momentos do ano.

Como fazer a gestão de clientes?

A gestão de clientes também é um fator que implica diretamente na gestão financeira da empresa. Afinal, sem a clientela, como é que as vendas serão feitas e a empresa alcançará o sucesso esperado?

Por isso, é preciso que você esteja atento a uma boa gestão, considerando realizar não só a captação de novos clientes, como também, a manutenção dos que já existem. Assim, estreita o relacionamento e melhora a fidelização dessas pessoas.

O primeiro passo para fazer a gestão de clientes é se manter próximo dos seus consumidores. Nessa tarefa, é importante que você entenda quem são essas pessoas e quais são as expectativas de cada uma delas com a sua empresa, produto ou serviço. Mantenha sempre a qualidade, e crie relacionamentos transparentes com seus clientes.

Quais são os cuidados com os tributos?

Outro cuidado fundamental para garantir finanças equilibradas e em dia dentro da sua empresa é o cuidado com as obrigações contábeis. É importante que você entenda qual é o regime tributário em que a sua empresa se encaixa e quais são as suas obrigações mensais junto à Receita Federal.

Dessa forma, você ficará em dia com o fisco e evitará que multas e juros sejam aplicados, caso haja erros. É importante considerar a possibilidade de contratar uma contabilidade para auxiliar nesses cuidados.

Como reduzir a necessidade de capital de giro?

Para ter uma vida financeira equilibrada, a empresa precisa considerar a possibilidade de reduzir a necessidade de capital de giro. Para isso, é preciso prestar atenção a seis detalhes que farão a diferença no seu caixa:

  • giro de estoque;
  • controle de custos;
  • pagamento de fornecedores;
  • recebimento de clientes;
  • gestão pelas diretrizes;
  • gestão e controle de empréstimos.

Giro de estoque

Já explicamos, anteriormente, que o estoque parado com vendas que não caminham dentro do esperado pode significar grandes problemas para os empreendedores. Isso porque se trata de dinheiro estagnado e prejuízos na certa!

Para reduzir a necessidade de giro de caixa, é necessário aprender a comprar apenas o que for necessário para seu armazenamento, aumentando, dessa forma, o giro de estoque do seu negócio, e reduzindo o potencial de prejuízos por mercadoria parada.

Para fazer as compras em proporções corretas mensalmente, é preciso conhecer as sazonalidades do seu mercado e entender em quais períodos os investimentos precisam ser maiores.

Controle de custos

Ter maior controle de custos vai ajudar a reduzir a necessidade de capital de giro na sua empresa. É preciso que você entenda exatamente como estão as suas despesas, onde estão os seus maiores gastos e quais são as maneiras de reduzir esses custos, sem impactar a qualidade do que você entrega para seus consumidores.

Para fazer esse controle de custos, é preciso que você organize o fluxo de caixa da sua empresa, pontuando despesas, vendas, pagamentos, fornecedores, emergências e outros detalhes.

Pagamento de fornecedores

Para ter uma vida financeira mais organizada, é importante ter um bom relacionamento com os fornecedores. Nesse momento, renegocie os prazos, visualize se realmente é necessário fazer compras em longa escala devido a possíveis descontos.

Busque opções mais interessantes para postergar o acerto de contas. Dessa forma, você terá mais dinheiro em caixa por mais tempo, tendo a oportunidade de vender o que foi comprado e usar esse valor para pagar os fornecedores.

Ter uma boa relação com essas empresas permitirá que você conquiste condições mais interessantes para o seu negócio.

Recebimento de clientes

Para estimular o pagamento dos clientes, é necessário desenvolver estratégias para fazer com que o dinheiro entre mais rápido no caixa da empresa. Algumas alternativas são: 

  • adiantar recebíveis;
  • reduzir a quantidade de parcelas das vendas;
  • oferecer descontos para aqueles clientes que pagam à vista, em dinheiro;
  • estimular que os clientes paguem via transferência bancária ou por cartão de débito.

Gestão pelas diretrizes

É importante que todos os colaboradores estejam por dentro das estratégias e objetivos da sua empresa. Toda a sua equipe, independente dos setores, precisa saber quais são as metas do negócio e entender como alinhar suas rotinas a esses resultados esperados.

Gestão e controle de empréstimos

O controle de empréstimos também precisa ser feito de forma minuciosa. Se você realizou alguma operação desse tipo, é preciso se organizar para quitar o mais rápido possível. Assim, evita que se torne uma bola de neve e você perca o controle dos juros e correções que podem surgir.

Como criar um planejamento financeiro?

Para criar o planejamento financeiro da sua empresa, é fundamental definir o objetivo do seu negócio. Pode ser, por exemplo, a redução de custos da empresa.

O planejamento visa a ajustar as metas do negócio para se adequar à sua realidade e ao objetivo definido. Após isso, é hora de determinar quais serão as estratégias adotadas para que as metas se concretizem. 

Com objetivo e as ações definidas, também é necessário definir quais serão as métricas que vão ajudar a mensurar os resultados do seu negócio. Assim, você conseguirá visualizar quais são as ações que estão trazendo resultados, quais não estão sendo positivas e, a partir daí, reestruturar as atividades para os próximos meses.

Como definir um orçamento financeiro?

Além de elaborar o seu planejamento financeiro, é preciso estabelecer um orçamento. Ele vai ajudar a visualizar de forma mais global e transparente tudo o que acontece na sua empresa, além de conseguir identificar e definir quais são os setores de maior importância para o seu negócio.

Com o orçamento financeiro definido, você saberá exatamente o quanto pode ser gasto todos os meses, definindo, assim as prioridades, de investimento. Esse controle permitirá que você evite gastar mais do que o planejado, reduzindo as chances de rombo e surpresas negativas no seu caixa ao fim do mês.

Quais são os erros mais comuns na gestão financeira e como evitá-los?

Infelizmente, ainda não são raros os casos de micros e pequenos empresários que se embolam nas finanças da empresa e acabam cometendo alguns dos erros mais comuns. Será que você está cometendo alguns deles sem saber? Confira os mais recorrentes e veja o que precisa ser mudado urgentemente no seu negócio.

Não separar as contas da empresa das contas pessoais

O erro mais comum é não separar as contas da empresa das contas pessoais dos gestores. Isso acontece, muitas vezes, porque é comum que o empresário seja, também, o responsável por organizar as finanças do negócio.

O resultado é uma mistura completa, capaz de onerar o fluxo de caixa e comprometer completamente o funcionamento da empresa. O correto é definir qual será o pró-labore do empresário, e permitir que apenas esse valor seja usado pelo empreendedor. O restante é da empresa, para fazer investimentos, manter o capital de giro e melhorar a organização do negócio.

Não conhecer o fluxo de operações na empresa

Não conhecer o fluxo de trabalho dentro do próprio negócio parece absurdo, mas é mais comum do que se pensa. Infelizmente, muitos gestores não sabem ao certo quais são as operações que acontecem dentro da empresa.

Quando você consegue visualizar todos os processos internos, é possível identificar onde estão os maiores gargalos do seu negócio. A partir daí, repensar essas etapas e encontrar o que precisa ser mudado para que o negócio caminhe da melhor maneira possível, identificando problemas e aprendendo a criar estratégias para lidar com cada um deles.

Não ter um controle de estoque eficiente

Falamos muito de controle de estoque ao longo deste artigo, e precisamos repetir: negligenciá-lo é um dos erros de gestão financeira mais comuns e mais fatais para o seu negócio. Esse dinheiro parado poderia estar sendo usado para investir em ações que prometem resultados muito mais reais e significativos.

Sempre avalie o fluxo de caixa e estoque da sua empresa e identifique, ao longo do ano, quais são os momentos de maior e menor fluxo de clientes e vendas. Com isso, você entenderá como é a sazonalidade do seu negócio e, a partir daí, tomará as decisões mais adequadas na hora de repor estoque e entrar em contato com fornecedores.

Muitas vezes, vale mais a pena fazer mais compras recorrentes do que uma grande aquisição com desconto: dessa forma, você mantém o capital girando e evita que muita mercadoria fique parada, impedindo as vendas e o crescimento do seu negócio.

Saber como fazer a gestão financeira eficiente é fundamental para um crescimento sustentável e saudável do seu negócio. Com as informações deste guia, temos certeza de que você estará no caminho certo!

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