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6 dicas de administração do tempo para quem é empreendedor

A dificuldade na administração do tempo é um problema para grande parte dos empreendedores. No entanto, ela atrapalha ainda mais aqueles que são proprietários de uma empresa e, dessa forma, necessitam gerir não somente suas atividades profissionais e pessoais, mas assegurar o sucesso de toda a organização.

Na ânsia de dar conta de tudo, diversos gestores assumem pesadas jornadas de 14, 16 e até 18 horas por dia. O resultado é pouca produtividade, muito estresse e, não raro, problemas na família e na saúde. Consequentemente, o empreendedor vira um escravo da própria empresa.

Por isso, preparamos um post com dicas para que o tempo vire um aliado e não atrapalhe suas metas profissionais. Confira!

1. Faça um planejamento diário e semanal

Não importa o perfil do empreendedor, todos eles precisam se planejar. E não se trata apenas de um planejamento semestral ou anual, é preciso ser mais detalhista, considerando as pequenas etapas. Nesse sentido, é muito importante realizar um planejamento diário e semanal para otimizar o tempo.

Por exemplo, no dia anterior ou logo nas primeiras horas da manhã, o empreendedor deve realizar o planejamento para o dia seguinte ou corrente. Recomenda-se fazer uma lista de tarefas no caderno ou até em aplicativos de celular, separando os compromissos mais importantes para a parte da manhã e os menos importante para a parte da tarde.   

Também vale a pena fazer o planejamento semestral. Ele ajuda a não ficar muito refém das necessidades imediatas. Isso porque quando se tem um planejamento mais longo, é mais fácil conseguir abrir espaço para tarefas mais estratégicas.

2. Defina suas prioridades

Isso é algo que acontece quase naturalmente no processo de administração das horas de dedicação à empresa. Quando o gestor busca formas de aprimorar a gestão do tempo, ele se vê obrigado a definir suas prioridades.

Ao observar que algumas tarefas demandam mais urgência, é necessário separá-las das outras. Defina aquelas que têm mais importância no dia e construa um cronograma a partir disto, assim sua vida ficará muito mais fácil. Além disso, definir prioridades é o melhor modo de descobrir como realizar uma boa administração do tempo.

Se as obrigações forem requisitadas com alguma antecedência, é possível uma melhor organização do seu tempo conforme a prioridade de cada uma. Por isso, compensa planejar as entregas semanais também. Dessa forma, o empreendedor não perderá o foco das entregas a médio prazo.

3. Aprenda a delegar tarefas

Em vez de se esforçar para desempenhar todas as tarefas, o empreendedor deve se preocupar em criar métodos na empresa que o auxiliem a administrar o trabalho das outros funcionários. Muitas vezes a empresa começa com pouca gente e o empreendedor precisa colocar mais a mão na massa. O argumento é que, desde o princípio, ele deveria preocupar-se em criar processos e delegar funções para que outros profissionais possam assumir aquele posto no futuro.

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A dica é utilizar softwares de planejamento. Atualmente, existem vários produtos que auxiliam a gerenciar equipes, metas e tarefas. No entanto, é preciso trabalhar nisso. A delegação de tarefas potencializa o tempo e tira boa parte do peso do empreendedor, uma vez que ele passa para outro obrigações que podem ser facilmente realizadas por outros profissionais.

Nesse sentido, faça a capacitação da sua equipe para que ela execute algumas atividades. Acompanhe-os e depois deixe-os fazer as tarefas sozinhos. Com o tempo, você vai perceber que, quando sua equipe realiza atividades operacionais, você pode focar em aprimorar funções mais estratégicas.

4. Faça mais reuniões virtuais

Calcule o tempo gasto em deslocamentos para reuniões e veja se é possível aproveitá-los de alguma maneira. Se você perceber que o gasto de tempo não estiver compensando, o que provavelmente vai acontecer, avalie a realização de reuniões virtuais.

Está velado na sociedade que reuniões devem ser feitas presencialmente, mas isso não precisa mais ser uma regra. Hoje em dia, a grande parte dos profissionais não tem tempo a perder. Por isso, contribuir para essa comunicação é fundamental para uma boa administração do tempo. Existem variados recursos para produzir reuniões remotas, do telefone a aplicativos como Gotomeeting, Skype e Google Hangouts. Não hesite e abuse deles.

5. Procure manter-se focado

Convenhamos, nem todo mundo consegue se concentrar em ambientes agitados. Além de distrações como conversas alheias e barulho, as redes sociais são uma cilada silenciosa, pois estão sempre ao redor. Para aperfeiçoar a produtividade e o foco, alguns empreendedores dão 2 dicas básicas, mas que podem fazer bastante diferença:

  • organize o tempo em blocos, com 5 minutos para descansar e 25 minutos para o trabalho;
  • coloque os fones de ouvidos e ouça uma música que te faça focar somente no trabalho.

Dessa forma, o empreendedor poderá se concentrar melhor nos momentos mais críticos de falta de atenção, em meio aos ambientes turbulentos e o mundo virtual dinâmico.

Além disso, o WhatsApp é um dos maiores maiores vilões da produtividade e gestão do tempo. Para tentar minimizar as distrações, coloque os grupos de amigos que não enviam mensagens relevantes no silencioso. Remetentes que apenas encaminham imagens e piadas que não agregam valor, e também podem – e devem – ser silenciados. Para assuntos importantes e que merecem atenção, o adequado é ligar para resolver o assunto.

6. Cuide de sua saúde

A empresa é parte essencial na vida de qualquer empreendedor, mas não é exclusiva – e nem deve ser tratada como tal. Ou seja, gerir o seu tempo corretamente inclui também assegurar dedicação à saúde, às relações interpessoais e cuidado com a própria mente

Vale à pena lembrar que gestor também é humano – e, como tal, não vive só para o negócio. Portanto, é preciso cuidar da espiritualidade, da saúde e da vida social. Isso cria mais vitalidade, mais energia. Lembre-se sempre que nem só de trabalho vive o homem. Existem diversos outros fatores, como saúde, família, amigos etc. Quando algo não vai bem, afeta todo o resto.

Em resumo, ao contrário do que muitos imaginam, ser mais produtivo não é sinônimo de trabalhar excessivamente ou ser o último a sair da companhia. Na realidade, significa realizar o que foi planejado para aquele dia de maneira eficiente. Dessa forma, a administração do tempo está diretamente relacionada ao sucesso no mercado!

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