Aprenda de uma vez por todas a fazer gestão de frotas de veículos

A gestão de frotas é o processo que os gerentes do setor utilizam para administrar todas as informações sobre frotas e ativos, desde a aquisição até o descarte. Isso permite que as empresas reduzam custos, melhorem a eficiência e garantam a conformidade em toda a operação da frota.

Gerir um pool de veículos comerciais pode ser um desafio na melhor das hipóteses. Assim, um software relevante pode desempenhar um papel enorme na coordenação das atividades de gerenciamento de frota.

Continue lendo o post para compreender como fazer um ótimo gerenciamento em sua frota!

Por que fazer uma boa gestão de frota de veículos?

Ter uma ótima administração é essencial para qualquer negócio, e isso não é menos importante quando se trata da frota da sua empresa. A redução de custos (que aumenta rapidamente), a segurança, a organização e a satisfação do cliente são apenas a ponta do iceberg do que sua companhia pode obter com o sistema adequado de gerenciamento de frotas de carros. Quando a administração é boa, o resto da sua organização pode funcionar como uma máquina bem lubrificada.

Quando o processo de rastreamento de veículos — coloca em prática a importância da telemetria —, está em operação, você pode monitorar facilmente a atividade do motorista, o que mantém sua instituição a par do que está acontecendo com os trabalhadores em trânsito. Com o gerenciamento de driver, você pode manter a moral da sua empresa sob controle e melhorar a satisfação de seus funcionários, o que torna o ambiente de trabalho mais feliz e a rotatividade mais barata.

Assim, nenhum cliente quer lidar com a desorganização quando se trata de saber o status de suas remessas ou serviço de entrada. Com gerenciamento e rastreamento adequados, a informação e a comunicação permanecem fortes e oportunas, o que gera a confiança dos clientes.

Dessa forma, a gestão de negócios acaba sendo a espinha dorsal de qualquer empresa, e ter um sistema de gerenciamento de frotas excelente pode fazer ou quebrar as vendas e a imagem da sua empresa.

O que é a gestão de frota de veículos?

Um sistema de gerenciamento de frota é uma combinação de hardware e software que inclui três elementos:

  • o dispositivo FMS (Sistema de Gerenciamento de Combustível). Sensores de hardware e uma interface são instalados ou conectados em todos os veículos da frota;
  • o software do veículo. Isso coleta dados como o status do motor e a localização do veículo de cada veículo;
  • o software de interface de gerenciamento. Software que o gerente de frota utiliza para receber e interpretar dados de todos os veículos.
  • diferentes FMSs registram dados diferentes. Aqueles com sensores instalados no motor de um veículo receberão dados mais abrangentes sobre o status do motor do que os dispositivos de painel plug-and-go.

Algumas operações fazem apenas, ou na maior parte do tempo, “menos do que o transporte por caminhão” LTL (Full TruckLoad), o que significa que um único caminhão está entregando mercadorias para vários clientes. Essas frotas devem procurar por FMS compatível com LTL, que inclui um serviço especializado de otimização de carga não oferecido por FMSs orientados a TL (TruckLoad).

Um rastreador passivo coleta dados em movimento, mas somente os transfere para o software posteriormente. Atualizações de dados em tempo quase real são essenciais para um FMS realmente eficaz, para que os gerentes de frota possam reagir rapidamente a atualizações importantes, como entregas atrasadas ou falhas de veículos.

As soluções avançadas de gerenciamento de frota também podem oferecer acessórios, como dispositivos de treinamento de motorista na cabine.

Quais os benefícios da boa gestão de frota de veículos?

Manter sua frota bem administrada pode ser um desafio, mas uma necessidade de crescimento e sustentabilidade. O uso de gerenciamento de frota dedicado oferece uma série de benefícios que protegem seus negócios contra flutuações do mercado e custos invisíveis. Veja alguns benefícios!

Gerenciar custos de combustível e manutenção

Tentar manter e abastecer sua frota conforme necessário, pode parecer muito semelhante a escavar a passagem enquanto ela ainda está nevando. Para atender de forma eficaz e eficiente às necessidades flutuantes dos veículos, um painel de controle de frota fornecerá a visão transparente que você precisa.

Visibilidade em tempo real da frota

Conhecer o status da sua frota permite que sua empresa faça as alterações em tempo real necessárias para atingir as métricas de destino. Relatórios periódicos podem capturar apenas uma visão estática de suas forças operacionais, o que significa que as mudanças só ocorrerão após o fato.

Melhorar a segurança do motorista

O gerenciamento de frota não é apenas manter seus veículos em ótimo estado de funcionamento – isso garante que as pessoas que os dirigem também sejam seguros. Veículos mal conservados podem colocar em risco seus motoristas na estrada. Acompanhe alertas de segurança importantes para manter seus veículos funcionando sem problemas e seus motoristas seguros.

Relatórios aprimorados

Mesmo com a manutenção adequada, você ainda precisará de visibilidade das métricas de excesso de tempo para determinar se os veículos da sua frota estão realmente fornecendo desempenho ideal. Seu relatório interno pode não ser granular o suficiente para capturar essas informações. Portanto, é importante tornar o gerenciamento de frota uma ferramenta vital para o rastreamento de veículos.

Manter veículos seguros e confiáveis

Um veículo quebrado é um veículo que precisa ser substituído, o que significa apenas uma coisa: mais recursos gastos em novos equipamentos em vez de direcioná-los para o crescimento da empresa. Quando há um “olho” automatizado contínuo em seus veículos por meio do gerenciamento da frota, é mais provável que você se torne ciente dos problemas do veículo antes que ele se torne totalmente desativado.

Maior vida útil do veículo

Os sistemas de gerenciamento de frotas podem notificar os drivers de indicadores de quilometragem, bem como outros indicadores de desempenho. Isso garante que os veículos sejam devidamente atendidos, resultando em uma vida mais longa e gratificante na estrada.

Maiores taxas de retenção de clientes

Os consumidores também se beneficiam de um portal de gerenciamento de frota. Ao acessar o portal, o rastreamento de mercadorias torna a entrega eficiente e eficaz. Com o rastreamento GPS em tempo real, os clientes podem confiar na tecnologia para atualizações de status, em vez de fazer chamadas repetitivas para descobrir os horários aproximados de chegada. Em última análise, ao aumentar a satisfação do cliente, você garante a melhor chance de manter negócios valiosos.

Maior satisfação do motorista

Seu objetivo é reduzir o trabalho manual de seus motoristas? Assim como qualquer trabalho, seus funcionários provavelmente têm muito em seus pratos. As soluções de gerenciamento de frota ajudarão a melhorar a experiência do dia a dia, aumentando assim a eficiência do motorista.

Eliminar fraude de empregado

As folhas de horas manuscritas (e às vezes questionáveis) não são mais necessárias com soluções de gerenciamento de frota. Remova o trabalho de adivinhação e deixe o software fazer o trabalho enquanto atenua possíveis discrepâncias.

Reduzir custos de mão de obra

Com a tecnologia GPS para rastreamento de frota, você nunca terá que adivinhar onde seu motorista está com as entregas. Isso porque o gerenciamento de frotas essencialmente coloca você no banco do passageiro do veículo. Como gerente, é importante garantir que seus motoristas não estejam perdendo tempo na estrada. Deixe o software de gerenciamento de frota verificar automaticamente a responsabilidade do motorista.

Se você tem tentado lidar com sua própria frota internamente, nunca houve um momento melhor para analisar o gerenciamento profissional de frotas.

Como o rastreamento e monitoramento de veículos podem ajudar na gestão?

O uso do sistema de gestão de frota garante que a operação dos veículos da empresa esteja totalmente alinhada com os objetivos da organização, e não como fonte de dor de cabeça, o que normalmente acontece na sua ausência.

O uso indevido de veículos de negócios pode facilmente adicionar perdas substanciais à sua operação de negócios, para não mencionar o tempo perdido pelos gerentes para os condutores que analisam as questões em busca de formas significativas para lidar com essas perdas.

Se a sua empresa estiver diretamente envolvida no fornecimento de transporte para o público, isso pode significar a diferença entre uma operação contínua ou o encerramento se você tiver acumulado ofensas graves o suficiente para cumprir os regulamentos de conformidade.

Ele pode reduzir custos e riscos e, ao mesmo tempo, ajudar você a melhorar a eficiência. É também a lei. O mandato da ELD (Dispositivo de Registro Eletrônicotornou essencial que as empresas acompanhassem o horário de trabalho de seus colaboradores usando algum tipo de dispositivo de registro eletrônico – um sistema de gerenciamento de frota ajudará você a fazer isso.

Um bom software de frota também ajudará você a:

  • gerenciamento de despacho: planejamento de rotas e comunicação com motoristas;
  • rastreamento e diagnóstico: dados ao vivo sobre localização e status do veículo;
  • gerenciamento de combustível: dados sobre a rapidez com que o combustível é usado;
  • manutenção do veículo: alertas de manutenção personalizáveis ​​podem ser definidos;
  • financiamento: dados sobre os veículos de desgaste sofrem
  • gestão de saúde: dados sobre a duração das horas de trabalho e pausas dos motoristas;
  • gestão de segurança: os dados sobre a direção de veículos e a velocidade nas curvas podem identificar os condutores de alto risco.

Um típico FMS (Sistema de Gerenciamento de Combustível) coleta esses dados enquanto conectado ou instalado no painel de um veículo. Em seguida, envia os dados por meio de um GPS para o hub central de um gerenciador de frota.

Quais são os tipos de rastreadores no mercado?

Existem alguns tipos diferentes de sistemas de rastreamento de veículos disponíveis no mercado atualmente: celular, passivo sem fio, tempo real via rastreador satelital, entre outros. Cada um tem vários benefícios e desvantagens.

Rastreamento celular

Esse tipo de rastreamento de veículos é o sistema mais econômico a ser configurado. Ele usa o telefone celular para transmitir informações de localização da frota, nas quais você terá a opção de visualizar os dados na Internet usando o software de suporte. O sistema não é atualizado; no entanto, a localização é retransmitida de cinco em cinco ou de dez minutos, dependendo da sua escolha. Você tem que pagar uma taxa mensal para aproveitar este serviço do sistema.

Sistema de rastreamento passivo sem fio

Se o serviço de sistema de rastreamento celular for pago mensalmente, para o sistema de rastreamento sem fio, os usuários só terão que pagar uma vez na compra e na instalação do dispositivo, embora um pouco mais caro que o anterior. Isso porque o sistema consiste em hardware e software, além de um banco de dados. A principal desvantagem de ter esse tipo de sistema é a acessibilidade. Os dados só podem ser acessados ​​quando o veículo estiver em casa.

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Isso significa que o sistema de rastreamento passivo não fornece rastreamento em tempo real, tornando-o não confiável em situações de emergência, como acidentes rodoviários ou furtos como em cidades com maior número de roubos.

No entanto, este problema pode ser facilmente resolvido por meio da instalação de um modelo adicional no veículo a um custo adicional, mas ainda sem taxas mensais. A ferramenta add-on permite que o sistema rastreie veículos ao vivo, o que significa que os gerentes de frota poderão saber a velocidade e o paradeiro do veículo a qualquer momento.

Sistemas de rastreamento baseados em satélite

Embora muito cara com uma taxa de serviço mensal, as empresas de transporte e caminhões preferem esse tipo de sistema de rastreamento porque fornece relatórios detalhados e atualizações em tempo real nas frotas da empresa, mesmo em lugares onde não há cobertura de celular.

Em um futuro próximo, poderemos ver esses tipos de rastreadores no mercado de veículos se fundirem em um único sistema e beneficiarão grandemente várias indústrias. Este é um cenário possível, pois a tecnologia está sempre evoluindo.

Como escolher o ideal?

O mercado é bem amplo e agrada a todo tipo de público que busca por esse serviço tão essencial. Existem algumas tendências de rastreamento veicular que podem auxiliar na sua escolha. Veja a seguir!

Identifique as necessidades da sua empresa

Você pode começar coletando dados de cada departamento, qualquer informação que eles precisem sobre a frota. Identifique também problemas relacionados à sua frota que são cruciais para o seu negócio. O que você precisa GPS para? Qual é o seu objetivo?

Saiba por si mesmo se você precisa reduzir o consumo de combustível,  aumentar a satisfação do cliente , aumentar a segurança da frota, monitorar os veículos da empresa, evitar interrupções evitáveis ​​da frota ou  gerenciar os trabalhadores remotos.

Pense nas suas necessidades futuras

Você também precisa pensar no que sua empresa pode precisar nos próximos tempos. Se você deseja um sistema de rastreamento flexível, eficiente e econômico, considere o sistema de rastreamento por GPS baseado em nuvem. É conveniente usar como informações de rastreamento podem ser acessadas em qualquer lugar onde haja conexão com a Internet. Além disso, nenhuma manutenção é necessária, pois a atualização de software é automática.

Pesquise e teste

Ao procurar o melhor GPS para monitoramento de frotas, você precisa pesquisar minuciosamente. Anote as marcas que você acha que atendem às suas necessidades. Em seguida, analise as características de cada produto até chegar a apenas duas opções. Leia comentários e assista a vídeos de demonstração. Se você conhece alguém que comprou um determinado sistema, tente perguntar sobre o suporte ao cliente do sistema. Opte pela empresa que é responsiva e facilmente disponível quando você tem preocupações sobre o produto.

Ensine sua equipe

Treine todos os seus colaboradores que estarão usando diretamente o sistema sobre como usá-lo, incluindo os motoristas e a equipe de manutenção. Dessa forma, você pode maximizar seu investimento.

7. Afinal, como fazer uma boa gestão de frotas?

O gerente de frota é uma parte crucial dos negócios modernos. Empresas de muitos setores, desde prestadores de serviços a paisagistas, confiam nos veículos para entregar produtos e serviços aos clientes. Esses veículos e seus drivers devem ser gerenciados adequadamente.

Gerentes de frota podem desfrutar de carreiras longas e interessantes, mas exigem certas habilidades para prosperar em suas indústrias. Aqui estão algumas das habilidades que os melhores gerentes de frota possuem que os tornam uma boa opção para o trabalho.

Adotar tecnologia

A gestão de frota é uma indústria impulsionada pela tecnologia. Um gerente de frota de qualidade é capaz de vasculhar as várias ofertas de tecnologia, encontrar o que melhor atende às necessidades e objetivos de sua frota e colocá-lo da melhor maneira possível. Até mesmo pequenas frotas estão usando a tecnologia de gerenciamento de frota para gerenciar melhor seus veículos e motoristas.

Os gerentes de frotas que se saem bem são aqueles capazes de usar e entender a tecnologia e depois ensinar o que aprenderam sobre essa tecnologia para sua equipe.

Ser adaptável

As frotas estão sempre em movimento e os objetivos da frota estão sempre mudando. Até mesmo a tecnologia disponível está mudando constantemente. Os gerentes de frota de qualidade são capazes de se adaptar e ajustar conforme necessário. Aqueles que lutam contra a mudança não duram muito tempo no campo. Na verdade, um bom gestor de frota será aquele que não apenas abraça a mudança, mas também a pratica.

Estar disposto a tentar algo novo

O que acontece quando um motorista chega a um gerente de frota e sugere uma estratégia para melhor roteamento de veículos para chegar a tempo aos clientes e limitar o desperdício de combustível? Enquanto o gerente da frota é o “especialista” na casa, esse motorista tem experiência em campo. Bons gerentes de frota terão uma abordagem de mente aberta e estão dispostos a tentar algo novo, mas temperado com a sabedoria que vem de um verdadeiro líder.

Liderar a equipe

O gerenciamento de frota é mais do que apenas monitorar rotas e usar dados de sistemas de rastreamento de frota para operar a frota com mais eficiência. Os gerentes de frota são, no fundo, gerentes. Eles devem ser capazes de liderar uma equipe de forma eficaz para obter sucesso.

A liderança eficaz começa por ser um membro da equipe. Os melhores gerentes de frota estão dispostos a sujar as mãos e fazer todos os trabalhos da frota. Eles também trabalham para se conectar com seus motoristas, outros profissionais de gerenciamento da empresa e até mesmo com os prestadores de serviços que mantêm seus veículos. Construindo relacionamentos e trabalhando como um membro da equipe, os gerentes de frota podem unir suas equipes e se esforçar em direção a uma meta mútua de sucesso.

Gerenciar o tempo efetivamente

Desde o gerenciamento do tempo de entregas e das chamadas de serviço até a garantia de que a manutenção é administrada em um cronograma adequado, é essencial ter um bom gerenciamento de tempo e agendamento de tarefas. Considere, por exemplo, a necessidade de manter um cronograma adequado para manutenção preventiva.

Os gerentes de frota que agendam adequadamente a manutenção podem limitar o tempo de inatividade. Na verdade, cada hora gasta em manutenção preventiva economiza entre três e oito horas de tempo de reparo devido a uma falha na estrada. Para a frota de pequenas empresas, manter os veículos na estrada é essencial, e o gerenciamento do tempo de forma eficiente para garantir que a manutenção preventiva ocorra deve acontecer.

O gerenciamento de frota é um campo diverso, no qual as habilidades de gerenciamento, as habilidades tecnológicas e até o gerenciamento básico do tempo são essenciais. Os gestores de frotas que obtêm mais sucesso são capazes de utilizar um conjunto diversificado de habilidades, adaptar-se às mudanças e aprender a prosperar em uma indústria exigente e em uma carreira recompensadora.

Qual a importância da tecnologia para uma boa gestão de frotas?

Atualmente, trabalhar com um bom software de gerenciamento de frotas mostra a importância do rastreamento, pois ele armazena todos os dados dos veículos da organização, suas especificações, detalhes de manutenção, serviço e históricos de peças, drivers e documentos de conformidade relacionados, incluindo licenças e impostos, seguro de frota, transações de combustível e despesas operacionais.

Assim, ele otimiza a forma de gerir o que tem na sua frota em termos de custos operacionais, custo total de propriedade e todas as coisas relacionadas à conformidade e se você ainda está no lado legal das coisas. A capacidade do software de gerar relatórios, alertas e e-mails, as coisas simplesmente ficam melhores e mais rápidas para a sua organização, coisa que não é possível sem a aquisição da tecnologia em sua empresa.

Essa aquisição deve proporcionar à sua companhia um acompanhamento em tempo real sem precedentes de todos os seus veículos, tornando mais eficiente e fácil o envio da força de trabalho envolvida. Ele permite que você determine com precisão quando o veículo e o motorista chegarão ao seu destino e como os veículos serão conduzidos e manejados pelo motorista.

A integração das funções de ambos os softwares oferece a qualquer organização um grau de controle inédito no passado, uma maneira de executar e gerenciar de maneira ideal a frota de veículos, independentemente do tamanho.

Por essas razões, fica praticamente inviável trabalhar com apenas programas oferecidos pelos sistemas operacionais liberados pelo Windows e Linux. É necessário buscar uma empresa especializada que saiba realmente como direcionar suas metas ao sucesso.

Em resumo, a solução inteligente de gestão de frotas reduz os custos da empresa, melhora a segurança do motorista, expande o atendimento ao cliente, emite relatórios que auxiliam na estratégia da companhia e muito mais. Eventualmente, o sistema irá alterar a forma como as pessoas gerenciam suas frotas com o objetivo de cortar custos e fazer mais com menos.

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